作業スピードが遅くて落ち込むことが多いなら見直すべき２つのポイントがある
作業スピードは、考え方を少し変えたり、ちょっとしたテクニックで格段に早くなります。
作業が遅く、仕事で上司に怒られて落ち込むことが多い人は、目を通してみてください。
作業が遅い人の特徴
筆者が経験から導き出した作業が遅い人の特徴は以下の4つです。
- まじめ
- 完璧主義
- ものごとを複雑に考えすぎる
- 時間の使い方が下手
この4つの傾向のうち、複数に該当するとかなり作業スピードが遅くなってしまいます。
最初の３つは性格的な傾向なので、いきなりやめろと言われても不可能ですね。
ですから、少しだけズラした考え方をしてみましょう。
4つ目については、テクニックなので比較的容易に改善できます。
具体的な方法は後で述べます。
作業を早く終わらせるには
大前提として、作業を早く終わらせるためには、「処理能力を上げるか仕事量を減らす」ほかに方法はありません。
そして、自分の処理能力を上げるということはほぼ不可能と思ったほうがよいです。
訓練をすれば多少は上がるでしょうがやはり限界があります。
あなたの処理能力が劇的に上がることはありません。
まずそれを受け入れることが大事です。
その上で、自分にできることを考えるのです。
ポイントは、「自分の処理能力をフルに長く発揮することと、他人をうまく活用すること」です。
こちらについても次の項目以降で説明します。
作業スピードをアップさせる方法
時間を区切って集中する
作業は、ダラダラと行うと効率が悪くなります。
自分の能力に限界がある以上、なるべく能力のピークを保った状態で作業を行わなければなりません。
要するに、いかに集中して自分の持っている処理能力を発揮・維持するかが重要になります。
そのためには、作業時間を明確に区切って管理することです。
作業15分・休憩3分を繰り返す
15分作業して3分休憩を繰り返すことで、作業中の集中力を切らさないようにコントロールします。
15分間は、全力で作業に没頭します。
3分の休憩中は余計なことを考えずに全力で休みましょう。
そうすることで、次の15分間のための集中力が戻ってきます。
もし、どうしても休憩が挟めないのなら、同じ作業をずっと行うのではなく、15分おきに別の作業を行うことで集中力が切れにくくなります。
しかし、どこかのタイミングで適切な休憩を挟むようにしましょう。
時間配分は、作業15分・休憩3分というふうに設定していますが、自分の作業内容や性格に合った配分があれば変更するとよいでしょう。
これらのサイクルを繰り返すのに、スマホアプリをおすすめします。
15分間は、集中・没頭状態になるので、自分で時計を見ながら行うことは不可能です。
設定したサイクルを音や振動で知らせてくれるものが必要です。
投げられた作業は完成度50％で投げ返す
まじめな人や完璧主義者であればあるほど、自分の力のみで完成度を100％にしようとしてしまいます。
しかしそれでは、時間がかかる上に、もし何かが間違っていた場合は、また最初から作り直さなければならなくなってしまいます。
ですから、考え方を少しズラして「最終的に出来上がったものが100％になれば良い」ということで納得しましょう。
自分のターンのみで100％にする必要は全くありません。
誰かに依頼された作業であれば、まず50％ほどの出来で投げ返しましょう。
そうすると、相手のチェックが入ってくるので方向性が正しいか判断できますし、アドバイスも貰えるはずです。
そういった作業を何度か繰り返していくほうがスピーディに仕事をこなしていくことができます。これが他人を活用するということです。
注意点としては、投げられたボール（作業）は可能な限り早く投げ返すことです。
普通の人が3日で完成させるものを、3日かけて50％の出来で投げ返しても相手は納得してくれないでしょう。
時間がかかればかかるほど相手の期待値が上がってしまうので、その点は注意が必要です。
0を50にすることは、80を100にするより圧倒的に楽なので、早く投げ返すこと自体は難しいことではないはずです。
50％で投げ返すことの利点はもう2つあります。
1つは、投げ返すことで自身のメンタル的な負担が一時的に下がることです。
自分で仕事を持ちすぎると常にストレスに晒されてしまうので、パフォーマンスが落ちてしまいます。早く相手に投げ返すことでストレスをコントロールしましょう。
もう1つは、良い改善のアイデアが浮かびやすくなることです。
もし完成品を提出したのならそこで思考はOFFになります。
しかし、投げ返したものは完成品ではないので、頭の中ではそのことについての思考が働いている状態がキープされます。
その上で、余計なストレスから開放された状態になるので、そのまま自分で仕事を持ち続けているより、リラックスした状態で客観視することができます。
まとめ
今回は、作業のスピードアップについて「時間を区切って集中する」、「投げられた作業は完成度50％で投げ返す」という2つの対策を書きました。
これらを行うことで、作業をこなすスピードは格段にUPするはずです。
最後に
冒頭で、作業が遅い人の特徴として、「ものごとを複雑に考えすぎる」ということを挙げました。
こちらについても最後に言及しておきます。
複雑に考えすぎると、人の動きは鈍ってしまい、最悪の場合フリーズしてしまうことになります。
ありとあらゆる自体を想定する時には、細かく複雑に考えるべきですが、行動に移す際には考えを超シンプルにまとめておく必要があります。
もし、自分にたくさんの複雑な情報をまとめる力が不足していると自覚しているのなら、最も重要な部分に集中してシンプルにまとめることです。
100点を目指さずに80点をとるようにしましょう。
一般社会では、100点をスローペースでとる人より、80点をハイペースで量産する人のほうが重宝されます。
また、採点者（作業の依頼主）の合格ラインを探ることも作業のスピードアップにつながります。
80点の出来で充分だと思っている人にわざわざ100点のものを提出するのは効率が悪いです。